Aanleiding
De AFM heeft haar IT enige tijd geleden uitbesteed waarbij zij heeft gekozen voor 1 leverancier voor verschillende percelen, zowel gericht op ontwikkeling van diensten als managed services. Een jaar na afronding van de migratie wil zij graag weten waar zij de tactische besturing kan verbeteren (regie) en welke leerpunten er zijn op te halen uit het aanbestedingstraject en welke link deze hebben met de huidige sturingssituatie.
Aanpak
Samen met een collega hebben wij de aanbestedingsstukken en de loop van de aanbesteding geanalyseerd. Wat waren de uitgangspunten. Hoe zijn deze vertaald in de stukken. Hoe is tijdens de migratie/implementatie gestuurd? Welke keuzes zijn daar gemaakt. Hoe is het acceptatieproces verlopen. Met deze informatie hebben wij een beeld gevormd van zowel de praktische, inhoudelijke als de relationele aanpak van de aanbesteding.
Voor de regievoering hebben we een volwassenheidsmeting uitgevoerd waarbij we gekeken hebben naar opzet, bestaan en werking. Hoe zijn rollen ingevuld. Wat gebeurt er met resultaten? Hoe wordt nu met conflicten omgegaan.
Deze twee analyses zijn vervolgens ook weer samengepakt om de huidige werking van de regieprocessen waar relevant te relateren aan keuzes of gebeurtenissen
Aanbestedingen betreffen complexe, dynamische relaties. We hebben expliciet gekozen om beide kanten te onderzoeken, de relatie en de ervaringen van de leverancier mee te nemen. Op die manier ontstaat een eerlijk beeld.
Waarde voor de klant
De rapportage en de leerpunten zijn zodanig uitgewerkt en toegelicht dat de uitkomsten zowel bruikbaar waren voor de bestuurskant van AFM, het dagelijks management als de uitvoerders binnen de regievoering. Deze liepen van het effect van strategische keuzes en hoe deze consequent kunnen worden doorgevoerd in aanbestedingen tot praktische handvatten voor verbetering van regie processen.
Een belangrijk inzicht wat we hebben gebracht is dat de verschillende uitbestede diensten onderling zeer verschillend zijn in aard (ontwikkeling versus beheer) en dat differentiëren in besturingsvorm toegespitst op de kenmerken van de dienst veel handvatten biedt voor een verbetering van de besturing en daarmee de relatie en de prestaties.