Het valt niet mee om grip te houden op de het applicatielandschap. SaaS diensten zijn zo aangeschaft - een corporate creditcard is voldoende - en handige IT-ers halen zelf de tools binnen die nodig zijn.
De kraan dicht
De eerste stap is vaak om te zorgen dat er niet meer zomaar applicaties worden toegevoegd. Dat bestaat idealiter uit drie stappen:
1. Beleid: Breed goedgekeurd beleid dat nieuwe applicaties alleen mogen na goedkeuring door b.v. de CIO, de IT afdeling of een proces.
2. Implementatie: Daadwerkelijke inrichting van het goedkeuringsproces.
3. Handhaving: Periodieke controle op ongeautoriseerde applicaties met maatregelen erachter (niet gedogen).
Met deze maatregelen is de kraan al beter gesloten.
Hoe beoordelen we nieuwe applicatieverzoeken eigenlijk?
Het beoordelen van nieuwe aanvragen nogal complex immers: je kijkt welke functionaliteiten al beschikbaar zijn om te beoordelen of nieuwe applicaties wel nodig zijn. Maar wat hebben we eigenlijk al aan applicaties en functionaliteiten? En zijn we daar wel tevreden mee?
Als alleen gefocust wordt op nieuwe aanvragen worden huidige optimalisatiekansen ook nog gemist.
Kortom: succesvol applicatie portfolio management ontstaat als zowel het huidige portfolio wordt opgepakt als de kraan wordt dichtgedraaid.
Inspectie
Start met het in kaart brengen van het huidige landschap en analyseer per applicatie:
* Wie is de eigenaar en wie zijn de gebruikers?
* Wat zijn de licentievorm, licentiekosten en licentiepositie?
* Is en zo ja waar het technisch, functioneel en tactisch beheer belegd?
* Wat is de technische tevredenheid (beveiliging, incidenten, installatie)?
* Wat is de functionele tevredenheid (gebruikersvriendelijkheid, passendheid)?
* Waar bevindt de applicatie zich in de levenscyclus (versie, roadmap leverancier)
En kijk vervolgens naar de applicatiegroepen (b.v. monitoringstools, tekentools):
* Welke mate van functionele overlap is er?
* Welke functionele verschillen zijn er die rationalisatie in de weg zitten?
Dweilen en opruimen
Nu er een beeld is van het bestaande applicatielandschap kunnen keuzes worden gemaakt over het bestaande landschap, bij voorbeeld:
* Zijn er applicaties die we kunnen rationaliseren / uitfaseren?
* Zijn er applicaties die we voorkeursapplicatie kunnen maken binnen een categorie?
* Zijn er applicaties die een verbeterslag behoeven zoals verbeteren van het beheer, de beveiliging of een versie vernieuwing?
Beheer van het applicatie portfolio
Een goede practise is om per applicatiegroep applicatie portfoliobeheer te beleggen.
Hierbij is iemand verantwoordelijk om met applicatie eigenaren en/of beheerders periodiek te kijken naar de technische en functionele tevredenheid en de applicatie roadmap.
Nieuwe applicatieverzoeken kunnen worden (mee)beoordeeld door de applicatie categorie portfolio beheerder, deze kent de applicaties functioneel voldoende om te adviseren. Hierbij wordt voorkomen dat persoonlijke belangen van applicatie eigenaren/beheerders te veel invloed hebben op het advies.